Como melhorar a colaboração da equipe em uma empresa

VIVA – O mundo dos negócios está a evoluir muito rapidamente e a colaboração entre equipas é uma chave importante para garantir a eficiência de todos os processos. Cada equipe tem funções inter-relacionadas, desde vendas até finanças. Assim, uma boa cooperação pode ajudar a empresa a crescer.

Porém, não é fácil integrar diferentes equipes e manter a colaboração entre equipes de uma mesma empresa. Uma das maneiras mais eficazes de superar isso é usar Uma solução integrada baseada em nuvem que integra processos de trabalho em uma única plataforma.

Problemas de colaboração que comumente ocorrem nas empresas

A colaboração entre equipes em uma empresa apresenta muitos desafios que muitas vezes dificultam a colaboração entre equipes. Aqui estão alguns dos principais desafios que as empresas frequentemente enfrentam para alcançar a colaboração ideal:

1. Dados separados e desconectados entre equipes

Muitas empresas utilizam sistemas ou aplicações diferentes para grupos diferentes, o que leva à fragmentação dos dados. Por exemplo, uma equipe de vendas pode precisar de informações de estoque de uma equipe de logística para marketing ou planejamento de uma campanha de vendas.

Sem acesso a dados em tempo real, o processo fica interrompido, retardando a tomada de decisões e tornando as estratégias de negócios menos eficazes. Como resultado, o crescimento dos negócios pode ser interrompido porque as decisões não são apoiadas por informações precisas e oportunas.

2. Comunicações que não estão integradas aos dados da empresa

Quando as equipes precisam contar com ferramentas de comunicação separadas, como e-mail ou aplicativos de terceiros, as perguntas e respostas e as discussões entre equipes ficam mais lentas. Isso dificulta a resolução rápida de problemas e pode levar a atrasos no recebimento de informações importantes de quem precisa delas. Esta comunicação ineficaz leva muitas vezes à ambiguidade na divisão de tarefas ou na resolução de problemas.

3. Processo de aprovação longo e complicado

Em muitas empresas, o processo de aprovação de documentos entre equipas é muitas vezes moroso porque tem de passar por várias etapas e envolver partes relacionadas.

Por exemplo, um projeto pode exigir a aprovação de diversas partes antes de poder prosseguir, mas a falta de automação nesse processo retarda o fluxo e causa atrasos no projeto.

4. Dependência entre equipes para acesso aos dados

Cada equipe geralmente tem necessidades de informações diferentes, mas ainda precisa das mesmas informações de outras equipes. Por exemplo, uma equipa de marketing pode ter acesso a dados de vendas para analisar a eficácia das suas campanhas, enquanto uma equipa financeira pode precisar de monitorizar orçamentos.

Sem um sistema que permita o acesso aos dados entre as equipes, cada solicitação de dados deve ser enviada manualmente, o que retarda o processo e prejudica a produtividade.

5. Duplicação e redundância de informações

Como os dados e os sistemas não estão conectados, muitas vezes diversas equipes precisam inserir os mesmos dados em diversas plataformas. Por exemplo, a equipe de RH precisa inserir as informações dos funcionários para a folha de pagamento, e essas informações também precisam ser inseridas separadamente pela equipe financeira.

Este processo não só desperdiça tempo, mas também aumenta o risco de erros de dados devido à duplicação da mesma entrada em vários locais.

6. Problemas na monitorização e avaliação da atividade

Como os dados estão espalhados por vários sistemas e equipes, a gestão muitas vezes tem dificuldade em monitorar e avaliar o desempenho de forma abrangente. Por exemplo, a equipe de vendas precisa acompanhar a quantidade de pedidos atendidos, enquanto a equipe de logística quer avaliar a velocidade de entrega.
Se os dados não forem coletados em um só lugar, cada equipe poderá acessar apenas dados parciais, o que dificulta a obtenção de uma visão abrangente do desempenho da empresa.

Esses desafios mostram a importância da colaboração e do acesso a dados em tempo real entre as equipes. Podem surgir problemas como demorar muito para encontrar os documentos certos. As empresas que buscam impulsionar o crescimento e a eficiência operacional devem buscar soluções que possibilitem processos de trabalho integrados e informações de fácil acesso a toda a equipe.

Maneiras de aumentar a colaboração entre equipes

Para superar esses desafios, a Mekari oferece uma solução integrada que integra as principais funções de negócios em uma plataforma em nuvem. Com a solução integrada Mekari baseada em Business Intelligence, cada equipe pode se conectar em tempo real e ter o mesmo acesso às informações de que precisa, sem passar por múltiplas solicitações.

1. Integração de relatórios contábeis e fiscais

A integração do Mekari Jurnal e Mekari Klikpajak permite que as empresas gerenciem contabilidade e impostos em uma única plataforma. As notas fiscais podem ser geradas automaticamente, reduzindo a necessidade de lançamento manual e o risco de erros.

Com a integração entre Mekari Jurnal e Mekari Qontak, as informações de estoque de produtos ficam disponíveis para as equipes de vendas e marketing em tempo real. Isso permite que as equipes de vendas obtenham rapidamente as informações necessárias e as utilizem em atividades de remarketing por meio do Mekari Qontak.

Com isso, o fluxo de informações se estabiliza, a produtividade da equipe aumenta e o risco de erros diminui. Esta solução integrada garante que todas as equipas trabalhem a partir da mesma informação precisa e permite focar em atividades estratégicas que contribuem diretamente para o crescimento da empresa.

2. Integração de pessoal e contabilidade

O Mekari Talenta (HRIS), integrado ao Mekari Jurnal, registra automaticamente os componentes salariais na contabilidade. Esse processo ajuda a reduzir erros e facilita o monitoramento dos custos dos funcionários em toda a organização.

Com a integração entre Mekari Talenta e Mekari Jurnal, o processo de registro de componentes da folha de pagamento como salários, impostos e remunerações pode ser feito de forma automática e mais rápida.

O efeito é que o risco de erros de cálculo na contabilidade é bastante reduzido. É ainda mais fácil gerir e monitorizar os custos de pessoal num departamento e numa filial.

3. Integração da gestão de benefícios aos funcionários

Mekari Flex e Mekari Talenta estão conectados, para que os benefícios dos funcionários possam ser gerenciados em uma plataforma sem dupla entrada de dados. A base de seguros dos trabalhadores também é gerida centralmente.
Com o gerenciamento centralizado, os cálculos relacionados aos benefícios dos funcionários e a utilização dos benefícios dos funcionários podem ser monitorados e feitos automaticamente em uma plataforma.

Assim, você pode economizar tempo gerenciando informações de benefícios a empregados porque elas não precisam ser gerenciadas separadamente, as informações de seguros de empregados são centralizadas e o uso de benefícios fornecidos pelos empregados pode ser registrado diretamente como uma dedução na folha de pagamento.

4. Integração de vários softwares de contabilidade e POS

O Mekari Jurnal possui recursos que permitem a conexão direta com bancos e diversos aplicativos de PDV. Desta forma, as transações são imediatamente registradas nos livros e os estoques são atualizados em tempo real.

As operações realizadas no PDV são registradas automaticamente nos livros comerciais, evitando assim duplos registros e outros erros.

Cada vez que há uma transação, o valor do estoque é atualizado em tempo real, garantindo que a operação continue tranquila sem se preocupar com obstáculos, como a falta repentina de estoque.

5. Integração de software de gestão de custos e contabilidade

A integração do Mekari Expense e do Mekari Jurnal pode sincronizar automaticamente todas as transações de despesas comerciais e dados financeiros no sistema de diário.

Isso garante que as demonstrações financeiras estejam sempre atualizadas e reduz o risco de erros de entrada manual de dados. Além disso, o processo de preenchimento de relatórios mensais ou anuais torna-se mais rápido e eficiente.

Com a sincronização automática de dados, o processo contábil se torna mais rápido e eficiente, o processo de acompanhamento de despesas também possui registros precisos para evitar fraudes.

Com esta solução, Mekari melhora a colaboração e coordenação entre equipes. Cada equipe pode se concentrar em suas funções principais sem o fardo de restrições de acesso a dados ou processos lentos, o que contribui diretamente para o crescimento da empresa.